Opter pour la location opérationnelle de véhicules à long terme d'Arval, c'est opter pour la sérénité. Afin de pouvoir offrir une expérience de mobilité unique, Arval invite le Conducteur autorisé à prendre connaissance des directives d’utilisation ci-dessous. Ces directives sont toutefois susceptibles d’être modifiées par Arval et sont donc communiquées à titre informatif uniquement.
Bouclez vos ceintures, bonne lecture et surtout bonne route !
Directives destinées aux Conducteurs Autorisés
Vous ou votre employeur avez conclu avec Arval un Contrat de location opérationnelle de véhicules à long terme qui détermine les droits et obligations réciproques des Parties, notamment dans ses Conditions Générales, ces deux documents (le Contrat de location et les Conditions générales) formant ensemble un tout indivisible : le Contrat de Leasing. Les présentes "Directives destinées au Conducteur autorisé" font également partie dudit Contrat de Leasing et s’adressent plus spécifiquement au Conducteur autorisé du Véhicule. Il s’agit d’une version abrégée des droits et obligations applicables contractuellement, également d’application à l’égard du Conducteur autorisé, complétées par des conseils pratiques et utiles d’utilisation du Véhicule. En cas de contradiction entre les présentes Directives destinées au Conducteur Autorisé et les Conditions Générales d’Arval, les Conditions Générales d’Arval prévalent.
Comment utiliser le Véhicule ?
Utilisez votre Véhicule avec soin, comme une personne "prudente et raisonnable", conformément à la destination convenue et en tenant compte des prescriptions du constructeur du Véhicule quant à l'utilisation, l'entretien et des règles et lois applicables. En tant que Conducteur autorisé, vous devez veiller à ce que les entretiens du Véhicule soient effectués conformément aux prescriptions du constructeur et auprès d'un membre du réseau de prestataires agréés. Via le manuel d’instructions délivré par le constructeur du Véhicule, vous trouverez également des instructions pratiques pour l'utilisation de votre Véhicule.
Le Véhicule doit être présenté par le Conducteur autorisé à temps pour chaque contrôle technique, tel que prescrit par la loi, et ce, indépendamment du fait d’avoir reçu ou non ladite convocation pour le contrôle technique par Arval. Arval décline toute responsabilité à cet égard.
Le Conducteur autorisé sera responsable en cas de dégâts occasionnés au Véhicule suite à sa négligence, au manque d’entretien approprié, à son imprudence, à son mauvais usage, à ses mauvaises manipulations ou mauvaises décisions.
En cas d’allumage d’un voyant lumineux sur votre tableau de bord (défaut ou entretien), prenez immédiatement contact avec membre du réseau de prestataires agréés.
Attention ! Vous constatez que, pendant la Durée Locative, Vous avez roulé plus ou moins de kilomètres par rapport au Kilométrage Annuel pour lequel Vous avez opté en vertu de Votre Contrat de Leasing ou Vous recevez une notification d’Arval à cet égard ? Dans ce cas, Nous vous invitons à prendre contact avec Nous. Nous chercherons avec vous la solution la plus adaptée à votre situation réelle afin que vous ou votre employeur ne soyez pas surpris à la fin de votre Contrat de Leasing lors du Décompte Kilométrique. Une modification de contrat sera proposée à vous ou à votre employeur avec une adaptation du Kilométrage Annuel et de nouveaux tarifs (loyer mensuel et tarifs de décompte quant aux « km+ » et aux « km- », aux « jours+ » et aux « jours- »), que vous ou votre employeur serez libre d’accepter ou non.
Entretien
Les frais d’entretiens périodiques (frais de graissage, de vidange d'huile, filtres) prescrits par le constructeur du Véhicule, ainsi que les frais de réparations techniques liés à une utilisation normale du Véhicule, les options et/ou Accessoires compris dans le Contrat de Leasing, liés à une "utilisation normale" du Véhicule, sont à charge d'Arval conformément aux dispositions des Conditions Générales.
Un compteur kilométrique défectueux doit être signalé à Arval endéans les vingt-quatre (24) heures et, en accord avec Arval, doit aussitôt être réparé.
Les éventuels frais de réparations occasionnés lors d’un voyage avec le véhicule à l'étranger devront en général être avancés par le Conducteur autorisé lui-même. Dans ce cas, il y aura lieu de demander au préalable l'autorisation écrite d'Arval pour faire procéder auxdites réparations. La facture officielle doit toujours être établie au nom d'Arval. Si aucune autorisation n'a été consentie préalablement, les frais supplémentaires par rapport aux frais de base selon les normes belges vous seront facturés ou seront facturés à votre employeur.
J’entretiens le Véhicule activement : en quoi cela consiste-t-il ?
- Contrôlez régulièrement le niveau d'huile du moteur de votre véhicule et faites l’appoint si nécessaire auprès d’un membre du réseau de prestataires agréés. Veuillez noter que conduire avec un niveau d’huile trop bas/trop élevé ou avec une huile non-conforme peut endommager considérablement votre Véhicule.
- Contrôlez régulièrement la pression des pneus. Une pression trop basse augmente l'usure des pneus et peut causer un accident. Les pneus doivent être changés lorsque le profil a moins de 2mm de profondeur. Le remplacement des pneus peut se faire uniquement auprès d’une centrale de pneus membre du réseau de prestataires agréés, qui vous aidera immédiatement et de façon très professionnelle.
- Veillez à toujours bien utiliser les ressources énergétiques appropriées prescrites par le constructeur du Véhicule.
- Nettoyez votre Véhicule régulièrement, à l’intérieur comme à l’extérieur. Cela rend la conduite plus agréable.
Pneus hiver (si inclus dans le Contrat de Leasing)
La saison d’hiver est la période allant de la mi-novembre à la mi-avril. Tant que vous disposez du Véhicule, tous les changements de pneus seront effectués par un membre du réseau de prestataires agréés. De quoi rouler en toute sécurité. Arval vous adresse en général un e-mail à la mi-septembre et à la mi-mars afin de vous rappeler que vos pneus doivent être changés. Vous fixez vous-même un rendez-vous avec un membre du réseau de prestataires agréés. Vos pneus été seront entreposés sur place pendant la période d’hiver. Le changement des pneus hiver vers les pneus été s’effectue de la même manière.
Alimentation énergétique de votre véhicule
Afin de pouvoir faire de vos trajets un moment de pure tranquillité, il est possible pour le Conducteur autorisé de commander une carte carburant NFC (Network Fuel Card) auprès d'Arval pour les véhicules thermiques. Ce service est gratuit. Il est également possible de commander une carte de recharge pour les véhicules électriques. Ce service est payant.
Veuillez noter que les coûts relatifs à l’alimentation énergétique du Véhicule (carburant, électricité, hydrogène, gaz, etc.), du VA et/ou du VR restent dans tous les cas à votre charge ou celle de votre employeur. Arval facture ainsi chaque mois les coûts réels des énergies consommées (électricité, carburant, etc.), en supplément du Loyer.
Conduire à l’étranger
Vous ne pouvez utiliser le Véhicule que dans les pays mentionnés sur votre certificat d’assurance (anciennement “carte verte”) fournit par votre assureur et en accord avec l’éventuelle politique de gestion de flotte (car policy) de votre employeur.
Pour entrer dans des pays hors Union Européenne et de l’espace Schengen ou dans des zones de transit international de ports, gares et aéroports, Vous ou le Conducteur autorisé devez être en possession d’une “autorisation de circuler”. Si Vous ou le Conducteur autorisé ne pouvez présenter cette autorisation de circuler aux autorités compétentes, le Véhicule risque d’être saisi. Vous pouvez facilement vous procurer cette autorisation de circuler, à Vos frais, en introduisant une demande officielle sur ce site. Le traitement de votre demande peut prendre 3 à 5 jours ouvrables. Cette autorisation de circuler n’est néanmoins pas délivrée de manière automatique et ne modifie en rien la couverture territoriale applicable selon Votre assurance RC et/ou l’éventuelle politique de gestion de flotte (car policy) de votre employeur.
Directives en cas de sinistre et de vol
Chaque sinistre, même si votre Véhicule ne présente aucun dégât, doit être signalé immédiatement et au plus tard dans le jour ouvrable de sa survenance à Arval, au moyen du constat d'accident européen. La cause, les circonstances ainsi que les conséquences présumées de l'accident, le nom, le prénom et l’adresse des personnes « témoins » éventuels et des personnes « préjudiciées » doivent figurer clairement sur le constat d’accident.
Remplissez complètement, avec la partie adverse, la première page du constat d'accident. N'oubliez surtout pas les points suivants :
- Cochez, si possible, une ou plusieurs situations qui s’appliquent dans la rubrique 12 (circonstances).
- Indiquez votre date de naissance.
- Dessinez la situation le plus clairement possible.
- Contrôlez bien les données fournies par la partie adverse.
- Veillez à ce que les deux parties signent la première page.
- Donnez une copie à la partie adverse pour la notification à sa compagnie d'assurance.
- Remplissez complètement le verso du constat d'accident et envoyez-le immédiatement à Arval.
- Remplissez toutes les données relatives à votre permis de conduire.
Veuillez contacter Arval le plus rapidement possible afin de planifier la réparation du véhicule. Pour la mise à disposition éventuelle d’un véhicule de remplacement (VR) si une telle option a été souscrite en vertu du Contrat de Leasing, prenez contact avec Nous dans les plus brefs délais.
En cas de dommages corporels suite à un accident, vous devez toujours prévenir la Police.
En cas de (tentative de) vol, de vandalisme, d’effraction ou de vol des clés du Véhicule, vous devez toujours faire immédiatement une déclaration auprès de la Police locale compétente. Remplissez le constat d'accident avec mention des faits et du numéro du procès-verbal et envoyez-le immédiatement à Arval.
En cas de vol ou de perte du véhicule, des documents de bord (certificat d’immatriculation, certificat de conformité, attestation contrôle technique) ou de la plaque immatriculée à l’étranger, vous devez, outre la déclaration auprès des autorités locales compétentes, déposer une plainte auprès des autorités belges.
Toute la correspondance, tout document (tel qu’une pièce judiciaire et une citation) et toute information reçue concernant l'accident doit être soumis à Arval dans les plus brefs délais, sans qu’il y soit répondu.
Le respect de ces règles favorise le règlement rapide et efficace du sinistre.
Toute réparation ou remplacement suite à un bris de glace doit être faite par un réparateur membre du réseau de prestataires agréés.
Véhicule d’assistance (VA)
En cas d’immobilisation ou d’accident, Notre service d’assistance routière européenne prévu par votre Contrat de Leasing vous permet notamment de bénéficier d’un « véhicule d’assistance » (VA) pendant une durée de cinq (5) jours calendriers si le Véhicule ne peut pas être réparé sur place par un des membres du réseau de prestataires agréés. Passé ce délai de cinq (5) jours calendriers, le VA devient payant et sera facturé aux tarifs standard de location Short Term Rental (et qui seront communiqués sur simple demande) sauf si l’option « véhicule de remplacement » (VR) a été souscrite par Vous ou votre employeur en vertu du Contrat de Leasing, auquel cas vous pourrez conserver le véhicule au-delà des cinq (5) jours calendriers et ce, conformément aux dispositions des Conditions Générales relatives au VR (voir ci-dessous).
Véhicule de remplacement (VR)
En cas d’immobilisation de votre Véhicule (dégâts ou de réparations), si Vous ou votre employeur avez opté pour l’option « Véhicule de Remplacement » (VR) en vertu du Contrat de Leasing, un Véhicule de remplacement sera mis à votre disposition conformément aux dispositions des Conditions Générales à cet égard et si votre Véhicule est immobilisé plus de vingt-quatre (24) heures. Attention : ce VR peut différer du type de véhicule loué en vertu du Contrat de Leasing. Le VR ne doit pas être confondu avec le véhicule qui serait éventuellement mis à votre disposition dans le cadre de Notre assistance routière européenne (VA) (voir ci-avant).
Restitution du véhicule
La restitution de votre véhicule est un moment important.
Lors de la restitution du Véhicule, vous en qualité de Conducteur autorisé ou votre employeur prenez contact avec Arval au moins cinq (5) jours ouvrables à l'avance afin de convenir, de commun accord avec Arval, du jour, de l'heure et du lieu souhaités pour l’enlèvement de votre Véhicule. Vous ou votre employeur êtes ensuite contactés par notre partenaire externe pour confirmer le rendez-vous pour que la restitution effective de votre Véhicule ainsi que son état des lieux puissent avoir lieu.
Lors de ce rendez-vous, Notre partenaire externe dressera un état des lieux détaillé de votre Véhicule en votre présence (veuillez noter que votre présence ou celle de votre employeur est obligatoire). Une fois cet état des lieux (Car Condition Report) réalisé et signé par vos soins, Arval vous enverra un rapport d’inspection détaillé et chiffré dans les plus brefs délais (Arval Inspection Report). Ce rapport d’inspection détaillera les éventuels dégâts au Véhicule consécutifs à de l’usure normale, qui seront pris en charge par Arval et les éventuels dégâts consécutifs à de l’usure anormale, qui seront quant à eux facturés à Vous ou à votre employeur.
Nous évaluons l’usures normale et anormale en suivant les normes sectorielles Renta (vous trouverez plus d’informations sur le site internet de Renta). Cette évaluation tiendra compte de l’âge et du kilométrage du Véhicule.
Veuillez noter que ledit rapport d’inspection (Arval Inspection Report) est validé par un expert/partenaire d’Arval agréé selon les normes de l’Institut des experts en Automobiles.
Mieux comprendre la restitution de Votre véhicule
En résumé, Arval facturera, à vous ou votre employeur, l’éventuelle moins-value qui aurait été décomptée par un acheteur privé ou professionnel si vous ou votre employeur étiez dans une situation de revente de votre Véhicule. Arval garantit en tout état de cause une évaluation juste et équitable du coût des dégâts de fin de contrat. Si Vous avez la moindre question sur le sujet, Nous nous ferons un plaisir de Vous guider.
Tous les documents de bord y compris la carte carburant et/ou la carte de recharge électrique fournie(s) par Arval, doivent être présents au moment de la restitution du Véhicule conformément aux Conditions Générales.
Les Accessoires que vous auriez éventuellement montés vous-même peuvent être retirés, à condition que cela n’occasionne pas de dégâts au Véhicule.
Si, lors de la restitution, des documents (certificat d’immatriculation, certificat de conformité, carnet d’entretien) ou des clés sont manquantes ou si Nous constatons des dégâts (autres que les dégâts dus à l’utilisation normale), les coûts et la diminution de valeur qui ainsi que le préjudice subi par Arval en résultent seront facturés par Arval à Vous ou à votre employeur.
Données personnelles
Arval recueille des données personnelles concernant les conducteurs des véhicules qu’elle loue en vue d’améliorer les services offerts par elle, la gestion de sa propre flotte, la gestion du parc automobile de ses clients, la gestion des sinistres, la gestion de son fichier clientèle ainsi que pour un usage comptable interne et externe et traite à cet effet les données suivantes: domicile du conducteur, image en matière de sinistralité, consommation de carburant, frais de stationnement et, finalement, données concernant les amendes et contraventions de circulation, ces dernières notamment en vue de l’application de l’article 67ter de la loi du 16 mars 1968 relative à la police de la circulation routière qui oblige Arval à communiquer, au moment des faits, l’identité du conducteur du Véhicule aux services judiciaires. Cette liste n’est pas exhaustive.
En faisant usage du Véhicule, vous vous engagez à consentir à la collecte et au traitement de ces "données personnelles" par Arval et à leur communication au Locataire du Véhicule que vous utilisez – ainsi qu’aux personnes qu’il a autorisées - en vue de la gestion de son parc automobile et des contrats de location conclus avec Arval.
Le traitement et l’utilisation de ces données à caractère personnel se fait en conformité avec les dispositions et les prescriptions de la loi du 8 décembre 1992 relative à la Protection de la Vie privée.
Pour autant que vous puissiez prouver votre identité et que cela concerne vos données personnelles qui sont traitées par Arval, vous avez le droit de demander et d’obtenir l’accès à ces informations. Vous pouvez en outre demander la modification de ces données à tout moment. Vous trouverez plus d’information à ce sujet ici.
