Kiezen voor de operationele huur van een wagen op lange termijn van Arval is kiezen voor gemoedsrust. Om een unieke mobiliteitservaring te kunnen aanbieden, nodigt Arval de Gemachtigde Bestuurder uit om kennis te nemen van de gebruiksrichtlijnen hieronder. Deze richtlijnen kunnen echter door Arval worden gewijzigd en worden dus uitsluitend ter informatie meegedeeld.
Gordels vast, veel leesplezier en vooral een goede reis!
Richtlijnen voor de Gemachtigde Bestuurders
U of Uw werkgever heeft met Arval een operationele huurovereenkomst voor wagens op lange termijn afgesloten die de wederzijdse rechten en plichten van de partijen vastlegt, onder meer in de Algemene Voorwaarden. Deze twee documenten (de Huurovereenkomst en de Algemene Voorwaarden) vormen samen een ondeelbaar geheel, de “Leaseovereenkomst”. Deze 'Richtlijnen voor de Gemachtigde Bestuurder' maken eveneens deel uit van de genoemde Leaseovereenkomst en zijn meer specifiek gericht op de Gemachtigde Bestuurder van de Wagen. Het betreft een verkorte versie van de contractueel toepasselijke rechten en plichten, ook van toepassing ten aanzien van de Gemachtigde Bestuurder, aangevuld met praktische en nuttige gebruikstips voor de Wagen. Ingeval van tegenstrijdigheden tussen deze Richtlijnen voor de Gemachtigde Bestuurder en de Algemene Voorwaarden van Arval, primeren de Algemene Voorwaarden van Arval.
Hoe gebruikt U de Wagen?
Gebruik Uw Wagen met zorg, als een 'voorzichtige en redelijke” persoon, in overeenstemming met de overeengekomen bestemming en rekening houdend met de voorschriften van de constructeur van de Wagen met betrekking tot het gebruik en het onderhoud, en de toepasselijke wet- en regelgeving. Als Gemachtigde Bestuurder moet U ervoor zorgen dat het onderhoud van de Wagen wordt uitgevoerd overeenkomstig de voorschriften van de constructeur en bij een lid van het netwerk van erkende partners. In de instructiehandleiding van de constructeur van de Wagen vindt U ook praktische instructies voor het gebruik van Uw Wagen.
De Wagen moet door de Gemachtigde Bestuurder tijdig worden aangeboden voor elke technische keuring, zoals wettelijk voorgeschreven, en dit ongeacht het feit of Arval deze uitnodiging voor de technische keuring al dan niet heeft ontvangen. Arval wijst in dit verband elke aansprakelijkheid af.
De Gemachtigde Bestuurder is aansprakelijk voor schade aan de Wagen als gevolg van zijn nalatigheid, gebrek aan geschikt onderhoud, onvoorzichtigheid, verkeerd gebruik, verkeerde handelingen of foute beslissingen.
Indien een controlelampje op uw dashboard gaat branden (defect of onderhoud), moet U onmiddellijk contact opnemen met een lid van het netwerk van erkende partners.
Let op: stelt u vast dat u tijdens de Duur meer of minder kilometers heeft gereden ten opzichte van de Jaarlijkse Kilometerstand waarvoor u krachtens uw Leaseovereenkomst heeft gekozen of ontvangt u een kennisgeving van Arval in dit verband? Neem dan contact op met Ons. Wij zoeken samen met u de meest geschikte oplossing voor uw werkelijke situatie zodat u of uw werkgever niet voor verrassingen komt te staan aan het einde van uw Leaseovereenkomst bij de kilometerafrekening. Er zal u of uw werkgever een wijziging van de Leaseovereenkomst worden voorgesteld met een aanpassing van de Jaarlijkse Kilometerstand en nieuwe prijzen (maandelijkse Huur en verrekenprijzen voor de 'km+' en de 'km-', de 'dagen+' en de 'dagen-'), die u of uw werkgever vrij kunt aanvaarden of niet.
Onderhoud
De kosten voor het periodiek onderhoud (smeerkosten, olieverversing, filters) zoals voorgeschreven door de constructeur van de Wagen, alsook de kosten voor technische herstellingen in het kader van een normaal gebruik van de Wagen, de opties en / of de Accessoires die in de Leaseovereenkomst zijn inbegrepen, voor zover die verband houden met een normaal gebruik van de Wagen, zijn voor rekening van Arval overeenkomstig de bepalingen van de Algemene Voorwaarden.
Een defecte kilometerteller moet binnen vierentwintig (24) uur worden gemeld aan Arval en, in overleg met Arval, onmiddellijk worden hersteld.
Eventuele herstellingskosten die worden gemaakt tijdens een reis met de Wagen in het buitenland zullen in het algemeen door de Gemachtigde Bestuurder zelf moeten worden voorgeschoten. In dit geval moet de voorafgaande schriftelijke toelating van Arval worden gevraagd om de genoemde herstellingen te laten uitvoeren. De officiële factuur moet steeds op naam van Arval worden opgemaakt. Indien vooraf geen toelating werd gegeven, zullen de bijkomende kosten ten opzichte van de basiskosten volgens de Belgische normen aan u of aan uw werkgever worden aangerekend.
Ik onderhoud de Wagen actief: wat houdt dit in?
- Controleer regelmatig het oliepeil van de motor van uw Wagen en vul bij indien nodig bij een lid van het netwerk van erkende partners. Houd er rekening mee dat rijden met een te laag/te hoog oliepeil of met een verkeerde oliesoort aanzienlijke schade kan veroorzaken aan uw Wagen.
- Controleer regelmatig de bandenspanning. Een te lage spanning verhoogt de slijtage van de banden en kan een ongeval veroorzaken. De banden moeten worden vervangen wanneer de profieldiepte minder dan 2 mm is. Bandenwissel kan enkel gebeuren bij een bandencentrale die een lid is van het netwerk van erkende partner, die u onmiddellijk en op een zeer professionele manier zal helpen.
- Zorg ervoor dat u steeds de juiste energiebronnen gebruikt die door de constructeur van de Wagen zijn voorgeschreven.
- Maak uw Wagen regelmatig schoon, zowel aan de binnenkant als de buitenkant. Zo wordt rijden aangenamer.
Winterbanden (indien inbegrepen in de Leaseovereenkomst)
Het winterseizoen is de periode van half november tot half april. Zolang u over de Wagen beschikt, worden alle bandenwissels uitgevoerd door een lid van het netwerk van erkende partners. Zo rijdt u in alle veiligheid. Arval stuurt u doorgaans half september en half maart een e-mail om u eraan te herinneren dat uw banden moeten worden gewisseld. U maakt zelf een afspraak met een lid van het netwerk van erkende partners. Tijdens de winterperiode worden uw zomerbanden ter plaatse opgeslagen. De wissel van winterbanden naar zomerbanden gebeurt op dezelfde manier.
Energievoorziening van uw Wagen
Om van uw ritten een moment van pure rust te kunnen maken, kan de Gemachtigde Bestuurder bij Arval een NFC-tankkaart (Network Fuel Card) bestellen voor thermische wagens. Deze dienst is gratis. Het is ook mogelijk om een laadkaart te bestellen voor elektrische wagens. Deze dienst is betalend.
Houd er rekening mee dat de kosten voor de energievoorziening van de Wagen (brandstof, elektriciteit, waterstof, gas enz.), de TW en/of de VW in elk geval voor uw rekening of die van uw werkgever blijven. Zo rekent Arval maandelijks de werkelijke kosten van de verbruikte energie (elektriciteit, brandstof enz.) aan, bovenop de Huur.
Rijden in het buitenland
U mag de Wagen enkel gebruiken in de landen die worden vermeld op uw verzekeringsbewijs (vroegere 'groene kaart') afgeleverd door uw verzekeraar en in overeenstemming met het eventuele beleid voor wagenparkbeheer (car policy) van uw werkgever.
Om landen buiten de Europese Unie en de Schengenzone of internationale transitzones van havens, stations en luchthavens te betreden, moet u of de Gemachtigde Bestuurder in het bezit zijn van een 'Verkeerstoelating'. Indien u of de Gemachtigde Bestuurder deze Verkeerstoelating niet kunt voorleggen aan de bevoegde autoriteiten, bestaat het risico dat de Wagen in beslag wordt genomen. U kunt deze Verkeerstoelating eenvoudig verkrijgen, op uw kosten, door een officiële aanvraag in te dienen via deze site. De verwerking van uw aanvraag kan drie (3) tot vijf (5) werkdagen in beslag nemen. Deze verkeerstoelating wordt echter niet automatisch afgeleverd en wijzigt niets aan de territoriale dekking die van toepassing is volgens uw verzekering BA en/of het eventuele beleid voor wagenparkbeheer (car policy) van uw werkgever.
Richtlijnen in geval van schade en diefstal
Elk schadegeval, ook indien uw Wagen geen schade heeft, moet onmiddellijk en uiterlijk binnen de werkdag nadat het is voorgevallen, worden gemeld aan Arval, middels het Europees aanrijdingsformulier. De oorzaak, de omstandigheden en de vermoedelijke gevolgen van het ongeval, de naam, de voornaam en het adres van de eventuele “getuigen” en de “benadeelde personen” moeten duidelijk op het formulier worden vermeld.
- Vink, indien mogelijk, een of meerdere situaties aan die van toepassing zijn in de rubriek 12 (toedracht).
- Vermeld uw geboortedatum.
- Teken de situatie zo duidelijk mogelijk.
- Controleer de door de tegenpartij verstrekte gegevens goed.
- Zorg ervoor dat beide partijen de eerste pagina ondertekenen.
- Geef een kopie aan de tegenpartij voor de kennisgeving aan zijn verzekeringsmaatschappij.
- Vul de achterkant van het aanrijdingsformulier volledig in en stuur het onmiddellijk naar Arval.
- Vul alle gegevens over uw rijbewijs.
Neem zo snel mogelijk contact op met Arval om de herstelling van de Wagen te plannen. Voor de eventuele terbeschikkingstelling van een vervangwagen (VW) indien een dergelijke optie is genomen krachtens de Leaseovereenkomst, neemt U contact op met Ons zo spoedig mogelijk.
Bij lichamelijke schade als gevolg van een ongeval moet U steeds de politie verwittigen.
In geval van (poging tot) diefstal, vandalisme, inbraak in de Wagen of diefstal van de sleutels van de Wagen moet u steeds onmiddellijk aangifte doen bij de plaatselijke bevoegde politie. Vul het aanrijdingsformulier in met vermelding van de feiten en het nummer van het proces-verbaal en stuur het onmiddellijk naar Arval.
In geval van diefstal of verlies van de Wagen, van de boorddocumenten (inschrijvingsbewijs, gelijkvormigheidsattest, attest technische keuring) of de nummerplaat in het buitenland moet u, naast de aangifte bij de plaatselijke bevoegde autoriteiten, eveneens klacht neerleggen bij de Belgische autoriteiten.
Alle correspondentie, alle documenten (zoals een gerechtelijk stuk en een dagvaarding) en alle ontvangen informatie over het ongeval moeten zo snel mogelijk en onbeantwoord aan Arval worden voorgelegd.
De naleving van deze regels bevordert een snelle en efficiënte van het schadegeval.
Elke herstelling of vervanging na glasbreuk moet worden uitgevoerd door een erkende hersteller die lid is van het netwerk van erkende partners.
Tijdelijke wagen (TW)
Bij immobilisatie of een ongeval biedt Onze Europese pechverhelpingsdienst zoals voorzien in uw Leaseovereenkomst u met name de mogelijkheid om gedurende vijf (5) kalenderdagen gebruik te maken van een 'tijdelijke wagen' (TW) indien de Wagen niet ter plaatse kan worden hersteld door een lid van het netwerk van erkende partners. Na deze termijn van vijf (5) kalenderdagen wordt de TW betalend en wordt hij aangerekend aan standaard Short Term Rental tarieven (en die aan u op eenvoudig verzoek gecommuniceerd zullen worden), behalve indien u of uw werkgever de optie 'Vervangwagen' (VW) heeft genomen krachtens de Leaseovereenkomst. In dit geval kunt u hem langer dan vijf (5) kalenderdagen behouden, overeenkomstig de bepalingen van de Algemene Voorwaarden voor de VW (zie hierna).
Vervangwagen (VW)
Bij immobilisatie van uw Wagen (schade of herstellingen), indien u of uw werkgever heeft gekozen voor de optie 'Vervangwagen' (VR) krachtens de Leaseovereenkomst, wordt u een vervangwagen ter beschikking gesteld overeenkomstig de bepalingen van de Algemene Voorwaarden in dit verband en indien uw Wagen langer dan vierentwintig (24) uur geïmmobiliseerd is. Let op: deze VW kan verschillen van het type gehuurde Wagen krachtens de Leaseovereenkomst. De VW mag niet worden verward met de wagen die u eventueel ter beschikking zou worden gesteld in het kader van Onze Europese pechverhelping (TW) (zie hierboven).
Teruggave van de Wagen
De teruggave van uw Wagen is een belangrijk moment.
Bij de teruggave van de Wagen neemt u als Gemachtigde Bestuurder of uw werkgever minstens vijf (5) werkdagen op voorhand contact op met Arval om in onderling overleg met Arval de gewenste dag, het gewenste tijdstip en de gewenste plaats voor de ophaling van uw Wagen af te spreken. Onze externe partner neemt vervolgens contact op met u of uw werkgever om de afspraak te bevestigen zodat de effectieve teruggave van uw Wagen en de staat van bevinding ervan kunnen plaatsvinden.
Tijdens deze afspraak zal onze externe partner een gedetailleerde Staat van Bevindingen opmaken van uw Wagen in uw aanwezigheid (houd er rekening meet dat uw aanwezigheid of die van uw werkgever verplicht is). Zodra deze Staat van Bevindingen (Car Condition Report) is opgemaakt en door u is ondertekend, stuurt Arval u zo snel mogelijk een gedetailleerd en becijferd Inspectieverslag (Arval Inspection Report). In dit Inspectieverslag zal de eventuele schade aan de Wagen als gevolg van normale slijtage, die door Arval voor zijn rekening zal worden genomen, en de eventuele schade als gevolg van abnormale slijtage, die aan u of uw werkgever zal worden aangerekend, worden gedetailleerd.
Wij evalueren de normale en abnormale slijtage volgens de sectornormen van Renta (meer informatie vindt u op de website van Renta). Bij deze evaluatie wordt rekening gehouden met de leeftijd en de kilometerstand van de Wagen.
Houd er rekening mee dat het genoemde Inspectieverslag (Arval Inspection Report) wordt gevalideerd door een erkende expert/partner van Arval volgens de normen van het Instituut van de Auto-Experts.
De teruggave van uw Wagen beter begrijpen
Samengevat zal Arval u of uw werkgever de eventuele minderwaarde aanrekenen die een privé- of professionele koper zou hebben aangerekend indien u of uw werkgever zich in een situatie van doorverkoop van uw Wagen zou bevinden. Arval evalueert op een rechtvaardige en eerlijke wijze de kosten van de schade aan het einde van de overeenkomst. Heeft u vragen hierover, dan helpen Wij u graag verder.
Alle boorddocumenten, inclusief de door Arval verstrekte tankkaart en/of elektrische laadkaart, moeten aanwezig zijn bij de teruggave van de Wagen overeenkomstig de Algemene Voorwaarden.
Eventuele zelf gemonteerde Accessoires mogen worden verwijderd, tenzij de verwijdering schade aan de Wagen tot gevolg heeft.
Indien er bij de teruggave documenten (inschrijvingsbewijs, gelijkvormigheidsattest, onderhoudsboekje) of sleutels ontbreken of indien er schade wordt vastgesteld (andere dan schade als gevolg van normaal gebruik), zullen de kosten en de waardevermindering alsook de door Arval geleden schade als gevolg hiervan door Arval aan u of uw werkgever worden aangerekend.
Persoonsgegevens
Arval verzamelt persoonsgegevens over de bestuurders van de wagens die het verhuurt met het oog op de verbetering van de aangeboden Diensten, het beheer van het eigen wagenpark, het beheer van het wagenpark van de klanten, het schadebeheer, het beheer van het klantenbestand alsook voor intern en extern boekhoudkundig gebruik en verwerkt hiervoor de volgende gegevens: woonplaats van de bestuurder, schadebeeld, brandstofverbruik, parkeerkosten en tot slot gegevens over verkeersboetes en verkeersovertredingen, deze laatste met name met het oog op de toepassing van artikel 67ter van de wet van 16 maart 1968 betreffende de politie over het wegverkeer dat Arval verplicht om op het ogenblik van de feiten de identiteit van de bestuurder mee te delen aan de gerechtelijke diensten. Deze lijst is niet exhaustief.
Door gebruik te maken van de Wagen, verbindt u zich ertoe om in te stemmen met de verzameling en de verwerking van deze persoonsgegevens door Arval en met de mededeling ervan aan de huurder van de Wagen die u gebruikt – alsook aan de personen die hij heeft gemachtigd – met het oog op het beheer van zijn wagenpark en de met Arval afgesloten huurovereenkomsten.
De verwerking en het gebruik van deze persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de bepalingen en de voorschriften van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Voor zover u uw identiteit kunt bewijzen en het uw persoonsgegevens betreft die door Arval worden verwerkt, heeft u het recht om toegang tot deze informatie te vragen en te verkrijgen. U kunt bovendien op elk moment vragen om deze gegevens te wijzigen. Meer informatie lees u in onze gegevensbeschermingsverklaring.
